Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng – Xu hướng tất yếu theo chủ trương của Nhà nước

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu trong tất cả các ngành nghề, trong đó có hoạt động công chứng. Không chỉ đơn thuần là việc hiện đại hóa quy trình, chuyển đổi số trong công chứng còn là chủ trương lớn của Nhà nước nhằm tạo lập một nền hành chính công khai, minh bạch, nhanh gọn và tiện lợi hơn cho người dân.

---

1. Chuyển đổi số trong công chứng – Định hướng từ Nhà nước Việt Nam

Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP năm 2019 về Chính phủ điện tử, và chương trình Chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030, lĩnh vực công chứng được xác định là một trong những lĩnh vực trọng điểm cần ưu tiên số hóa.

Các định hướng lớn bao gồm:

• Số hóa dữ liệu công chứng, lưu trữ hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy truyền thống.

• Liên thông dữ liệu giữa hệ thống công chứng với các cơ quan quản lý đất đai, thuế, hộ tịch, tư pháp.

• Ứng dụng chữ ký số trong công chứng, tiến tới từng bước công chứng trực tuyến khi pháp luật cho phép.

• Tạo lập cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia dùng chung cho toàn hệ thống.

Việc chuyển đổi số trong công chứng nhằm:

• Rút ngắn thời gian thực hiện các giao dịch dân sự.

• Giảm thiểu nguy cơ giả mạo, lừa đảo giấy tờ.

• Tăng cường minh bạch, thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp.

 2. Tham khảo kinh nghiệm các nước đi trước

Chuyển đổi số trong công chứng không còn là câu chuyện tương lai xa. Nhiều quốc gia trên thế giới đã thực hiện thành công và cho thấy hiệu quả rõ rệt:

 Hoa Kỳ

• Một số bang như Virginia, Florida cho phép công chứng trực tuyến từ xa từ năm 2011.

• Người dân có thể thực hiện công chứng các hợp đồng, di chúc, ủy quyền… thông qua nền tảng online, với sự giám sát trực tiếp bằng video và sử dụng chữ ký số.

• Quá trình xác minh danh tính, lưu trữ tài liệu đều được thực hiện qua các hệ thống bảo mật cao.

 Estonia

• Là quốc gia tiên phong trong số hóa chính phủ, Estonia cho phép công chứng online đối với các giao dịch bất động sản từ năm 2015.

• Công dân có thể ký hợp đồng mua bán nhà đất, thế chấp, chuyển nhượng tài sản thông qua thẻ căn cước điện tửvà hệ thống xác thực quốc gia.

 Các nước châu Âu khác

• Nhiều quốc gia như Pháp, Đức, Hà Lan đã từng bước áp dụng hệ thống công chứng điện tử cho một số loại văn bản dân sự nhất định, đi kèm quy trình xác minh điện tử nghiêm ngặt.

Những thành công này cho thấy: công chứng số hóa vừa đảm bảo yếu tố pháp lý chặt chẽ, vừa mang lại sự thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.

 3. Những yêu cầu đặt ra cho công chứng số tại Việt Nam

Để chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng thành công tại Việt Nam, cần phải:

• Hoàn thiện hành lang pháp lý về công chứng điện tử, chữ ký số trong công chứng.

• Đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin cho toàn bộ hệ thống văn phòng công chứng.

• Xây dựng hệ thống xác thực điện tử an toàn: xác minh danh tính, quản lý hồ sơ số.

• Tăng cường đào tạo đội ngũ công chứng viên, nhân sự ngành công chứng về công nghệ.

• Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người dân về công chứng điện tử.

📌 Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang tích cực thực hiện số hóa hồ sơ công chứng, tiến tới chuẩn hóa cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc, tạo tiền đề cho các hình thức công chứng trực tuyến trong tương lai gần.

 4. Kết luận

Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả phục vụ mà còn góp phần minh bạch hóa các giao dịch dân sự, bảo vệ quyền lợi của công dân một cách nhanh chóng, thuận tiện và an toàn hơn.

Với chủ trương mạnh mẽ từ Chính phủ, cùng bài học kinh nghiệm từ các quốc gia tiên tiến, công chứng Việt Nam đang trên hành trình vững chắc tiến tới hiện đại hóa – số hóa – toàn diện.

Trong thời gian tới, công chứng điện tử sẽ không còn là tương lai xa, mà sẽ trở thành một phần thiết yếu của cuộc sống pháp lý hàng ngày, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người dân và xã hội.

 Tham khảo:

• Nghị quyết 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về Chính phủ điện tử

• Luật Công chứng sửa đổi, bổ sung dự kiến (cập nhật theo lộ trình)

• Kinh nghiệm thực tiễn từ các bang của Hoa Kỳ, Estonia, châu Âu về công chứng trực tuyến